Ab 2025 ist die E-Rechnung verpflichtend. Was bedeutet die Einführung für mich als Unternehmer, wie kann ich mich vorbereiten, welche zusätzlichen Kosten kommen auf mich zu?

Ein Dialog mit ChatGPT liefert Antworten. Im Artikel erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind, um Ihr Unternehmen auf die Einführung der E-Rechnung vorzubereiten, welche Vorteile die Umstellung mit sich bringt und welche Tools Sie nutzen können.

Was müssen Unternehmen zur E-Rechnungspflicht wissen?

 

Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht in Deutschland in Kraft.

Alle Unternehmen müssen dann in der Lage sein, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.

Diese Verpflichtung ist Teil einer größeren EU-Initiative zur Digitalisierung und Standardisierung des Rechnungswesens, die darauf abzielt, die Effizienz zu steigern

und den Mehrwertsteuerbetrug zu bekämpfen.

 

Übergangsphase und Ausnahmen

Bis Ende 2027 dürfen herkömmliche Formate wie PDF-Rechnungen oder Papierrechnungen

unter bestimmten Bedingungen weiterhin genutzt werden.

Trotzdem müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie ab 2025 elektronische Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen können.

Für Kleinunternehmer bedeutet dies, dass sie bestimmte Schritte und Anforderungen erfüllen müssen, um E-Rechnungen ordnungsgemäß empfangen zu können.

 

Welche grundlegenden Schritte sind zur Erfüllung

der E-Rechnungspflicht notwendig?

 

Software und Systeme

Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungssoftware oder ERP-Systeme E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen können. Viele gängige Buchhaltungsprogramme unterstützen bereits diese Formate und Anbieter aktualisieren ihre Software regelmäßig,

um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

 

Elektronische Postfächer und Netzwerke

Richten Sie ein elektronisches Postfach oder einen Zugang zu einem Netzwerk ein, das den Empfang von E-Rechnungen ermöglicht. Hierzu könnte ein spezifisches E-Rechnungsportal oder ein PEPPOL-Netzwerk genutzt werden, das in vielen europäischen Ländern verbreitet ist.

 

Format-Anforderungen

Machen Sie sich mit den Format-Anforderungen vertraut. E-Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinenlesbar ist. Einfache PDFs oder Papierrechnungen gelten nicht als E-Rechnungen.

 

Sicherstellung der Verarbeitung

Vergewissern Sie sich, dass Sie die E-Rechnungen nicht nur empfangen,

sondern auch verarbeiten und revisionssicher archivieren können. Dies beinhaltet oft die Integration in Ihr Buchhaltungssystem und die Sicherstellung, dass alle Daten korrekt und vollständig erfasst werden.

 

Schulung und Anpassung

Schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen.

Dies kann Schulungen zur Verwendung der neuen Software oder des E-Rechnungsportals beinhalten. Auch organisatorische Anpassungen können notwendig sein,

um den neuen Prozess zu integrieren.

 

Compliance und Updates

Halten Sie sich über gesetzliche Änderungen und Anforderungen auf dem Laufenden.

Die Regularien können sich ändern und es ist wichtig, dass Ihre Systeme immer aktuell sind,

um rechtlich konform zu bleiben.

 

Tools für den Empfang von E-Rechnungen

Es gibt eine Vielzahl von Tools und Softwarelösungen,

die den Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen unterstützen:

 

Agenda Buchhaltungssoftware - Unterstützt Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.

SAP - Bietet umfangreiche ERP- und Buchhaltungslösungen.

DATEV - Weit verbreitet in Deutschland, unterstützt automatisierte Verarbeitung.

Lexware - Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen.

Sage - Erfüllt gesetzliche Anforderungen und unterstützt verschiedene Formate.

Billbee - Ideal für kleinere Unternehmen und Online-Händler.

ZUGFeRD - Ein Format, das von vielen Softwarelösungen unterstützt wird.

DocuWare -  Dokumentenmanagementlösung für XRechnung und ZUGFeRD.

ELO Digital Office - Lösungen für Dokumentenmanagement und digitale Archivierung.

Peppol - Netzwerk für den grenzüberschreitenden Empfang und Versand von E-Rechnungen innerhalb der EU.

 

Wie werden E-Rechnungen mit dem Tool Zervant versendet?

 

Einfache Erstellung und Versand von E-Rechnungen im Peppol-Format

Zervant bietet eine einfache Möglichkeit, E-Rechnungen im Peppol-Format zu erstellen und zu versenden. Dieser Prozess beginnt mit dem Rechnungseditor von Zervant.

Hier können Benutzer ihre Rechnungen erstellen,

die dann automatisch in das Peppol-Format kodiert werden.

Anschließend wird die Rechnung über das Peppol-Netzwerk an den Empfänger gesendet.

Dieses Netzwerk ermöglicht den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen innerhalb der EU.

 

Voraussetzungen für den Empfang von E-Rechnungen

Für den erfolgreichen Empfang von E-Rechnungen ist es notwendig,

dass der Kunde eine E-Rechnungsadresse besitzt und in der Lage ist,

E-Rechnungen zu empfangen.

Diese E-Rechnungsadresse kann in verschiedenen Formaten vorliegen,

wie z.B. Leitweg-ID, USt-IdNr., GLN oder DUNS.

Diese Adressdaten müssen korrekt in das System eingetragen werden, um sicherzustellen,

dass die E-Rechnung ordnungsgemäß gesendet und empfangen werden kann.

 

Effiziente Verwaltung und Automatisierung

Die Verwaltung und Automatisierung der E-Rechnungen

erfolgt über die E-Rechnungsfunktion von Zervant.

Diese Funktion ermöglicht es, Rechnungen effizient zu verwalten und zu automatisieren,

was den Prozess weniger fehleranfällig und deutlich schneller macht.

Mit Zervant können Unternehmen sicherstellen, dass alle E-Rechnungen korrekt erstellt,

versendet und archiviert werden, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtert.

 

 

Was passiert nach dem Versand der E-Rechnung im Hintergrund?

 

Automatisierte Übertragung und Validierung

Nach dem Versand der E-Rechnung an den Empfänger durch das Peppol-Netzwerk

übernimmt das Netzwerk die sichere und standardisierte Übertragung der Rechnung.

Dieser Prozess ist automatisiert und beinhaltet mehrere Schritte, um die Integrität

und Authentizität der Daten zu gewährleisten. Zunächst wird die E-Rechnung

in das entsprechende Peppol-Format konvertiert und durch

das Netzwerk an den Empfänger weitergeleitet.

 

Überprüfung der Daten

Im Hintergrund wird die E-Rechnung auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft.

Dies erfolgt durch spezielle Validierungsmechanismen, die sicherstellen,

dass alle erforderlichen Daten korrekt und im richtigen Format vorliegen.

Falls Fehler oder Unstimmigkeiten festgestellt werden,

wird die E-Rechnung abgelehnt und der Absender erhält

eine Benachrichtigung zur Korrektur der Rechnung.

 

Empfang und Verarbeitung beim Empfänger

Sobald die E-Rechnung die Validierungsprüfung bestanden hat, wird sie an den Empfänger übermittelt. Beim Empfänger wird die E-Rechnung in das entsprechende Buchhaltungssystem importiert und automatisch verarbeitet.

Dies bedeutet, dass die Daten der E-Rechnung direkt in die Finanzbuchhaltung des Empfängers integriert werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Dies reduziert das Risiko von Fehlern und beschleunigt den gesamten Prozess.

 

Archivierung und Compliance

Nach der erfolgreichen Verarbeitung der E-Rechnung erfolgt die revisionssichere

Archivierung der Rechnung sowohl beim Absender als auch beim Empfänger.

Diese Archivierung ist gesetzlich vorgeschrieben und stellt sicher,

dass die E-Rechnungen über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist

hinweg sicher gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden können.

 

Benachrichtigung und Statusverfolgung

Der Absender erhält im Hintergrund Benachrichtigungen über den Status der E-Rechnung.

Dies umfasst Bestätigungen über den erfolgreichen Versand, die Annahme und die Verarbeitung der Rechnung. Diese Statusverfolgung ermöglicht es dem Absender,

jederzeit den aktuellen Stand der E-Rechnung nachzuvollziehen und

gegebenenfalls schnell auf Probleme zu reagieren.

 

 

Wird mit Versand der E-Rechnung die Umsatzsteuer

automatisch an das Finanzamt übermittelt?

 

Automatische Übermittlung der Umsatzsteuer

Mit dem Versand der E-Rechnung wird die Umsatzsteuer nicht automatisch

an das Finanzamt übermittelt.

Der Prozess der Umsatzsteuerübermittlung bleibt unabhängig vom Versand der E-Rechnung.

Die E-Rechnung dient primär dazu, den Austausch von Rechnungsdaten

zwischen Unternehmen zu digitalisieren und zu standardisieren.

 

Übermittlung über die Umsatzsteuervoranmeldung

Die Übermittlung der Umsatzsteuer an das Finanzamt erfolgt weiterhin über die regulären Verfahren der Umsatzsteuervoranmeldung.

Unternehmen sind verpflichtet, in regelmäßigen Abständen ihre Umsatzsteuervoranmeldung elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Dies geschieht üblicherweise monatlich oder vierteljährlich,

abhängig von der Höhe des Umsatzes und den gesetzlichen Vorgaben.

 

Integration in Buchhaltungssysteme

Moderne Buchhaltungssysteme, die E-Rechnungen unterstützen, können die Daten der

E-Rechnungen automatisch in die entsprechenden Steuererklärungen einfließen lassen.

Dies erleichtert die Erstellung der Umsatzsteuervoranmeldung und reduziert den manuellen Aufwand. Dennoch bleibt die Verantwortung für die fristgerechte und korrekte Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung beim Unternehmen.

 

Welche Vor- und Nachteile hat die E-Rechnung?

 

Vorteile der E-Rechnung

1. Effizienzsteigerung

E-Rechnungen ermöglichen eine schnellere und effizientere Verarbeitung im Vergleich zu Papier- oder PDF-Rechnungen. Sie können direkt in Buchhaltungssysteme importiert und automatisch verarbeitet werden, was den manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.

 

2. Kostenersparnis

Der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind kostengünstiger als der traditionelle Postversand. Unternehmen sparen Kosten für Papier, Druck und Porto sowie für die manuelle Bearbeitung und Archivierung.

 

3. Umweltfreundlichkeit

E-Rechnungen tragen zur Reduktion des Papierverbrauchs bei und

sind somit umweltfreundlicher. Dies unterstützt die Nachhaltigkeitsziele

von Unternehmen und reduziert den ökologischen Fußabdruck.

 

4. Schnelligkeit

Der elektronische Versand von Rechnungen erfolgt in Echtzeit,

was zu schnelleren Zahlungseingängen führen kann.

Dies verbessert die Liquidität und das Cashflow-Management von Unternehmen.

 

5. Rechtssicherheit

E-Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und können

revisionssicher archiviert werden. Dies erleichtert die Einhaltung von

Compliance-Vorgaben und reduziert das Risiko von Steuerprüfungen.

 

6. Verbesserte Datenqualität

Durch die standardisierten Formate wie XRechnung und ZUGFeRD wird die Datenqualität verbessert. Dies erleichtert die Verarbeitung und Analyse der Rechnungsdaten.

 

Nachteile der E-Rechnung

1. Anfangsinvestitionen

Die Implementierung von E-Rechnungssystemen erfordert anfängliche Investitionen in Software und Schulungen. Kleinere Unternehmen könnten diese Kosten als Belastung empfinden.

 

2. Technische Herausforderungen

Die Integration von E-Rechnungslösungen in bestehende Buchhaltungssysteme kann technische Herausforderungen mit sich bringen. Es ist wichtig, dass Unternehmen sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel sind und ordnungsgemäß funktionieren.

 

3. Abhängigkeit von Technologie

E-Rechnungen sind auf funktionierende IT-Systeme angewiesen.

Technische Störungen oder Ausfälle können die Verarbeitung

von E-Rechnungen beeinträchtigen und zu Verzögerungen führen.

 

4. Datenschutz

Die elektronische Übermittlung und Speicherung von Rechnungsdaten erfordert strenge Datenschutzmaßnahmen.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Daten geschützt sind

und den gesetzlichen Datenschutzanforderungen entsprechen.

 

5. Akzeptanz bei Geschäftspartnern

Nicht alle Geschäftspartner sind möglicherweise sofort bereit,

auf E-Rechnungen umzusteigen.

Dies kann zu einer Übergangsphase führen, in der sowohl elektronische

als auch herkömmliche Rechnungen verarbeitet werden müssen.

 

 

Welche Rechnungen können neben der E-Rechnung ab 2025 versendet und empfangen werden?

 

Übergangsregelungen bis Ende 2027

Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein,

elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) in den vorgeschriebenen Formaten

wie XRechnung oder ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.

Dennoch gibt es bis Ende 2027 Übergangsregelungen, die es Unternehmen unter bestimmten Bedingungen erlauben, weiterhin herkömmliche Rechnungsformate zu verwenden.

 

Herkömmliche Formate

1. PDF-Rechnungen

PDF-Rechnungen können weiterhin versendet und empfangen werden, solange sie die spezifischen Anforderungen der Übergangsregelungen erfüllen. PDF-Rechnungen sind weit verbreitet und einfach zu handhaben, bieten jedoch nicht die gleichen Vorteile hinsichtlich Automatisierung und Effizienz wie E-Rechnungen.

 

2. Papierrechnungen

Papierrechnungen dürfen ebenfalls noch bis Ende 2027 genutzt werden.

Dies bietet Unternehmen, die noch nicht vollständig auf elektronische Prozesse

umgestellt haben, eine gewisse Flexibilität. Allerdings sind Papierrechnungen mit höheren Verarbeitungs- und Archivierungskosten verbunden.

 

3. Hybridrechnungen

Hybridrechnungen, wie sie im ZUGFeRD-Format verwendet werden,

kombinieren eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten.

Diese Rechnungen können sowohl manuell gelesen als auch maschinell verarbeitet werden

und bieten somit eine Brücke zwischen traditionellen und digitalen Rechnungsformaten.

 

Bedingungen und Ausnahmen

1. Kleine Unternehmen und Sonderfälle

Kleine Unternehmen oder solche, die nur gelegentlich Rechnungen versenden,

können unter bestimmten Voraussetzungen von den strengen Anforderungen

an E-Rechnungen ausgenommen sein. Diese Ausnahmen müssen jedoch genau geprüft und gegebenenfalls mit den zuständigen Behörden abgestimmt werden.

 

2. Internationale Rechnungen

Für den internationalen Rechnungsverkehr können weiterhin unterschiedliche Formate

verwendet werden, solange die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen der betroffenen Länder eingehalten werden. Hier kann es sinnvoll sein, auf international anerkannte Standards wie das PEPPOL-Format zurückzugreifen.

 

3. Branchen- und Vertragsspezifische Regelungen

Einige Branchen oder Verträge können spezielle Anforderungen an das Rechnungsformat stellen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie die spezifischen Anforderungen ihrer Branche oder ihrer Vertragspartner erfüllen, um reibungslose Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

 

Woher bekomme ich eine Leitweg-ID?

Eine Leitweg-ID wird in der Regel von öffentlichen Behörden oder Organisationen im Kontext der elektronischen Rechnungsstellung vergeben, insbesondere im Rahmen von E-Rechnungen gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU. Sie wird verwendet, um Rechnungen eindeutig einer öffentlichen Stelle oder Abteilung zuzuordnen.

 

Öffentliche Stellen:

Wenn Sie eine Rechnung an eine öffentliche Einrichtung senden müssen, sollten Sie sich an die jeweilige Stelle wenden, um die Leitweg-ID zu erhalten. Diese sollte in der Regel in der Rechnungsempfangsbestätigung oder auf der Website der Behörde angegeben sein.

 

Webseiten von Behörden:

Viele öffentliche Einrichtungen veröffentlichen ihre Leitweg-IDs auf ihrer offiziellen Website

oder in einer öffentlichen Datenbank.

 

 

Auftragsbestätigung oder Dokumentation:

Oft wird die Leitweg-ID in der Auftragsbestätigung, Bestellung oder einer ähnlichen Kommunikation angegeben.

 

Kontaktaufnahme:

Wenn die Leitweg-ID nicht verfügbar ist, wenden Sie sich direkt an die Rechnungsempfangsstelle der öffentlichen Einrichtung.

 

 

Wenn Sie für Ihr eigenes Unternehmen eine Leitweg-ID benötigen (z. B. als Teil einer öffentlichen Einrichtung), sollten Sie sich an die zuständige IT-Abteilung oder die Verwaltungsabteilung Ihrer Organisation wenden, die für die Registrierung zuständig ist.