Die Assistenz der Zukunft

SharePoint, Alexa & Co. bestimmen den Alltag im Büro. Millennial-Chefs setzen Kompetenz in digitalen Medien voraus. Businessetikette spielt eine wichtige Rolle für die Unternehmenskultur. 

Haben Sie sich auch schon einmal darüber Gedanken gemacht, wie Sie als Managementassistent:in digitale Medien konsequent nutzen können? Wie intensivieren Sie mit den Tools die Kommunikation im Unternehmen - ohne Verzicht auf die Stilformen der Businessetikette? Was bedeuten Schlagwörter wie „digitale Medien“ oder „Businessetikette“ überhaupt? Begeben wir uns gemeinsam auf die Suche nach Antworten.

Kommunikation mit digitalen Medien
Momentan erkennen 82 Prozent der mittelständischen deutschen Unternehmen (KMU) die Notwendigkeit der Digitalisierung. Die Corona-Pandemie trug wesentlich zu dieser Erkenntnis bei. Nach einer aktuellen Umfrage des Leibnitz-Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung GmbH Mannheim (ZEW) erhöhten rund ein Viertel der verarbeitenden Gewerbe den Digitalisierungsgrad ihrer Geschäftsprozesse.

Vor allem Unternehmen mit mehr als 100 Beschäftigten nutzten die Krise als Gelegenheit, den Mitarbeitenden mehr Home-Office Tage anzubieten. 20 Prozent dieser Firmen beschäftigen sich momentan mit einer eigenen Digitalisierungsstrategie.

Digitale Tools
Die Arbeitswelt der Zukunft ist überwiegend von elektronischen Medien und der Vernetzung von Tätigkeiten geprägt. Digitalisierung schafft neue Chancen für eine flexiblere, selbstbewusstere und kreativere Arbeitsweise. Softwareprogramme, bekannt als Tools oder Apps, unterstützen notwendige Anpassungs- und Optimierungsprozesse im Betrieb. Jede Assistent:in, die beruflich bereits digital unterwegs ist, kennt beispielsweise SharePoint oder OneNote.

Neben den zahlreichen Tools gibt es neue Technologien, die die digitalen Möglichkeiten erweitern. Mit einer AR-Brille (Augmented Reality) lässt sich virtuell darstellen, wie ein Arbeitsplatz nach ergonomischen Grundlagen gestaltet sein muss. Die Brille ergänzt die Realität durch virtuelle Bestandteile.

Bei Kommunikation mit und Nutzung von diesen vielfältigen digitalen Instrumenten gelten die bewährten und allgemein gültigen Umgangsformen für den Berufsalltag. Sich an den Regeln der Businessetikette zu orientieren, verleiht der eigenen Persönlichkeit Ausdruck sozialer Kompetenz.

Was ist Businessetikette?
Der Begriff Businessetikette bezeichnet die Spielregeln des beruflichen Miteinanders. Stilsicheres Auftreten verlangt nach korrekten Umgangsformen und fachlichem Knowhow. Damit zeigen Sie dem Gegenüber Wertschätzung und Respekt.
Entscheidende Basis ist ein positives Mind-Set - je positiver Sie jemandem begegnen, desto eher können Sie die Spielregeln umsetzen und desto positiver und somit erfolgreicher ist das Gespräch.

Der erste Eindruck
Kommunikation erfolgt auf verschiedenste Art und Weise. Ob per Telefon, via Email oder Face-to-face; bei allen Begegnungen zählt der erste Eindruck. Warum? Weil der ein entscheidendes Kriterium für das Entwickeln einer zwischenmenschlichen Beziehung ist.

Nach einer Studie des US-Psychologen Albert Mehrabian achten Menschen zuerst auf das äußere Erscheinungsbild und die Körpersprache des Gegenübers. Über die Körpersprache sendet die Person zusätzliche Informationen. Ein angemessener Händedruck, ein ehrliches Lächeln und offener Blickkontakt sind entscheidende Gesten, um eigene Interessen zu untermauern. Der Grundstein liegt in der Begrüßung. Wenn hier alles passt, steht einem regen Austausch nichts im Weg.

Zu einem gepflegten Erscheinungsbild trägt die passende Kleidung wesentlich bei.
Ob Kompetenz, Seriosität oder Wertschätzung – wählen Sie Kleidung, die unterstreicht, was Sie im Beruf ausstrahlen möchten. Der Dresscode ist je nach Branche variabel. Ein Klempner vermittelt im Blaumann Kompetenz, im Büro punktet das klassische Business-Outfit.

Schriftliche Kommunikation
Das Einhalten korrekter Formen ist bei schriftlicher Kommunikation via Geschäftsbrief oder Mail unerlässlich. Mit diesem Alleinstellungsmerkmal hebt sich das Unternehmen während der Customer Journey von der Konkurrenz ab. Ein aussagekräftiges, fehlerfreies Schriftbild unterstreicht die hohe Qualität der Kundenbeziehung und die positive Einstellung der Mitarbeitenden.

Modernes Office-Management 4.0
Die schnelllebige digitale Arbeitswelt stellt das Unternehmensmanagement vor neue Herausforderungen. Eine starke Assistenz, die ihrer unterstützenden Funktion gerecht wird, ist hier unabdingbar. Als gleichberechtigte Partner:in stehen Sie beratend zur Seite und kommunizieren auf Augenhöhe mit den Führungskräften.

Diana Brandl, Autorin und Keynote Speakerin, macht in ihrem Buch „Die Assistenz in der digitalen Transformation“ und im Youtube-Video „Office 4.0 | Das macht die Assistenz der Zukunft aus“ deutlich, dass dieser Beruf zukünftig spannende Herausforderungen mit sich bringt.

Bisherige Fleißaufgaben wie Hotel- oder Terminbuchungen nimmt Ihnen die KI ab.              

Alexa for Business steuert Videokonferenzen, erleichtert Mitarbeitenden die Teilnahme an Besprechungen, beantwortet Mails und verbessert die Planung des Arbeitsalltags. Das schafft mehr Zeit für kreatives Tun. Social-Media-Kanäle der Firma zu pflegen, eigene digitale Projekte ins Leben zu rufen oder Kolleg:innen in Trainings für Kommunikationsthemen fit zu machen, gehören genauso zum modernen Berufsbild, wie in Online-Foren aktiv zu sein.

Blick über den Tellerrand
Think outside the Box bedeutet, über den Tellerrand zu schauen. Als Managementassistent:innen sollten Sie Ihre Neugier als Motivator nutzen. Die Bereitschaft, sich in Qualifizierungen neues Wissen anzueignen, ermöglicht Ihnen das Integrieren der digitalen Möglichkeiten in den Berufsalltag. Das Alter spielt dabei keine Rolle. 
 
„Denn es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern diejenige, die am ehesten bereit ist, sich zu verändern.“

Verinnerlichen Sie sich das Sprichwort von Charles Darwin und übertragen Sie es auf die eigenen Aufgaben. Im Zusammenspiel aus neuerworbenen Fachkompetenzen und bewährten Softskills fördern Sie die Kommunikation im Unternehmen und sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für den organisatorischen Wandel im Zeitalter der Digitalisierung. 

Ein Blick über den Tellerrand lohnt sich immer!